Cum să devii mai productiv? Strategii și sfaturi practice

Într-o lume agitată, plină de responsabilități și de distrageri la tot pasul, cu toții ne dorim să fim mai eficienți în ceea ce facem și să obținem rezultate mai bune într-un timp mai scurt. Pentru a reuși să devii mai productiv și să îți duci la bun sfârșit sarcinile într-un mod eficient, este important să ții cont de câteva aspecte care sunt foarte importante în acest proces de creștere al productivității.

Productivitatea este un element cheie în atingerea obiectivelor și a succesului personal și profesional, motiv pentru care am selectat cele mai bune strategii și sfaturi practice pentru a crește productivitatea în toate aspectele vieții tale.

1. Prioritizarea sarcinilor

Este important să înveți să prioritizezi sarcinile în funcție de importanța și urgența lor. Utilizarea unei sistem de prioritizare a sarcinilor, cum ar fi o listă a sarcinilor, numerotate sau colorate în funcție de gradul de prioritate, te poate ajuta să identifici și să gestionezi mult mai bine sarcinile urgente și importante, evitând să pierzi timpul cu activități care nu sunt atât de esențiale.

2. Stabilirea unor obiective clare

Pentru a fi productiv, este crucial să a niște obiective bine definite. Acestea trebuie să fie specifice, măsurabile și realizabile. Stabilirea unui plan clar și detaliat te va ajuta să te concentrezi mult mai bine asupra a ceea ce ai de făcut și să îți direcționezi energia către realizarea acestor obiective.

3. Planificarea și organizarea timpului

O planificare adecvată a timpului te ajută să te concentrezi pe sarcinile cheie și să eviți procrastinarea. Utilizarea unui calendar sau a unei liste de sarcini zilnice poate fi extrem de benefică pentru te organiza mai bine și a te asigura că prioritățile sunt respectate.

4. Eliminarea distragerilor

Distragerile sunt unul dintre cei mai mari dușmani ai productivității. Este important să identifici și să elimini sursele de distragere, cum ar fi notificările telefonului, rețelele de socializare sau alte obiceiuri care te pot împiedica să te concentrezi la capacitate maximă pe sarcinile importante.

5. Delegarea sarcinilor și colaborarea

Nu trebuie să faci totul singur. Delegarea sarcinilor și colaborarea cu colegii de echipă poate duce la o distribuție mai eficientă a muncii și la rezultate mai bune într-un timp mai scurt. În plus, acest lucru poate oferi oportunități de învățare și dezvoltare personală și profesională.

6. Menținerea echilibrului dintre muncă și viața personală

Productivitatea nu înseamnă să fii mereu ocupat. Este important să îți acorzi timp pentru relaxare, odihnă și activități care îți aduc bucurie și satisfacție. Un echilibru sănătos între muncă și viața personală te poate ajuta să fii mai motivat și mai productiv atunci când te afli la locul de muncă.

7. Spune "NU" câteodată

Acest lucru ar putea părea puțin egoist, însă nu este. Atunci când ajungi în punctul în care te simți supraîncărcat și nu mai faci față volumului de muncă îți faci rău singur și celor din jur, pentru că automat odată cu acest lucru, calitatea muncii depuse de tine va fi afectată și vei ajunge să faci mai mult rău decât bine. De aceea, este important să știi când să refuzi politicos anumite sarcini.

8. Încearcă să duci un stil de viață sănătos

Productivitatea, energia și motivația merg mână în mână cu sănătatea, de aceea pentru a avea un randament maxim la locul de muncă trebuie să faci mișcare, să mănânci destul și sănătos, să te hidratezi și să dormi suficient.

9. Ia pauze

Ori de câte ori simți că nu te mai poți concentra cum trebuie sau ți se pare că nu mai ai același randament, ia o pauză scurtă. Studiile arată că includerea unor pauze scurte și regulate în timpul de lucru sporește concentrarea și productivitatea. De exemplu, tehnica Pomodoro implică împărțirea timpului în intervale de lucru de 25 de minute, urmate de pauze scurte. Această abordare ajută la menținerea concentrării și creșterea eficienței.

10. Regula de 2 minute

Dacă o sarcină poate fi realizată în mai puțin de 2 minute, nu o nota nicăieri și nu sta prea mult pe gânduri. Fă-o pur și simplu. Acest aspect te va ajuta să îți creezi un impuls, să scapi de acele sarcini mai rapid și să îți eliberezi programul.

11. Organizează-ți biroul

Nu doar ordinea în gânduri sporește productivitatea, ci și ordinea din birou. De aceea, încearcă să menții ordine și curățenie în spațiul tău de lucru pentru a nu ajunge în punctul în care să pierzi timp căutând diverse obiecte de care ai nevoie urgent. Păstrarea unui spațiu de lucru ordonat te va face mai eficient și mai calm și îți va pori productivitatea.

12. Planifică din timp

Acest lucru poate părea de la sine înțeles, însă există multe persoane care nu își planifică sarcinile și ajung să facă totul pe ultima sută de metri, rămân în criză de timp sau întâlnesc diverse obstacole în finalizarea muncii lor. De aceea, este important să fii o persoană organizată și să îți planifici sarcinile, întâlnirile sau termenele limită pentru a fi mai productiv.

13. Ocupă-te de lucruri pe rând

Încearcă să faci lucrurile pe rând și încearcă să reduci cu orice preț tendința de a face multitasking. Este bine să te concentrezi pe un singur lucru și să îl faci bine. Încearcă să eviți distragerile sau lucrul la mai multe sarcini în același timp, pentru că riști să nu duci niciuna la bun sfârșit sau să nu faci muncă cu adevărat de calitate.

14. Ascultă muzică

Cercetările dovedesc că persoanele care ascultă muzică își termină în general sarcinile mai repede și sunt mai bune la generarea de idei, în comparație cu cei care nu ascultă muzică. Pentru un grad de productivitate ridicat nu asculta orice fel de muzică și optează pentru muzica ambientală sau sunetele albe, care s-au dovedit că ajută la o mai bună concentrare.

15. Începe cu ce e mai ușor

Începe prin a scrie primul lucru pe care trebuie să îl faci, oricât de simplu ar fi. Este mult mai probabil să te apuci de treabă și să nu amâni, mai ales în cazul unui lucru important, atunci când începi cu pașii mici, ușor de gestionat. Acest lucru te va ajuta, de asemenea să eviți copleșirea și suprasolicitarea.

16. Cunoaște-te pe tine însuți

Pentru a spori productivitatea și pentru a elimina distragerile trebuie să te cunoști pe tine însuți, incluzând punctele tale slabe și punctele tale forte în ceea ce privește partea profesională. Încearcă să afli care sunt lucrurile care te distrag cel mai des, care este mediul de lucru ideal pentru tine, care este starea de spirit ideală pentru muncă și care este stilul de lucru care te avantajează cel mai mult. După cum spune o vorbă celebră, cunoașterea este putere, iar cu cât știi mai multe despre tine, cu atât mai ușor îți va fi să îți creezi condiții pentru o productivitate și un succes maxim.

17. Grupează sarcinile similare

Saltul de la o sarcină la alta este ineficient și irosește îți timpul. În timpul muncii, creierul se străduiește să înțeleagă fiecare nouă sarcină, iar gruparea și efectuarea sarcinilor similare, astfel încât creierul tău să se poată concentra mai ușor, te va ajuta mult în ceea ce privește creșterea productivității la locul de muncă.

18. Concentrează-te pe scopul final

Acest tip de gândire, care include concentrarea și vizualizarea rezultatului final, este un mic artificiu pe care îl poți face cu mintea ta pentru a te menține motivat atunci când simți că nu mai poți sau nu mai faci față. Gândește-te mai degrabă la scopul final al sarcinilor tale și la satisfacția pe care o vei avea, decât la cum și când le vei finaliza.

19. Schimbă peisajul din când în când

Să stai mereu închis în birou și cu ochii în calculator ore în șir poate fi un factor important al scăderii productivității. De aceea, încearcă cât de mult posibil să iei pauze și să ieși afară, să iei aer, să îți golești mintea și să te dezmorțești. Până și privitul pe fereastră poate fi o soluție bună, ajutându-te să le dai o pauză ochilor și creierului tău.

20. Nu uita de o pauză mai lungă

O pauză mai lungă, precum pauza de masă îți va permite să te relaxezi pe deplin. Poți face o plimbare de 30 de minute pe afară sau poți să optezi pentru o masă adecvată undeva mai departe de birou. Toate aceste sunt activități esențiale pentru sănătatea și bunăstarea ta generală, care se vor reflecta în mod pozitiv asupra muncii tale pe viitor.

21. Păstrează o atitudine pozitivă

Atitudinea pozitivă și optimismul sunt cheia succesului în viață. De aceea, este important să nu îți lași acasă pozitivismul și să îl aplici și la locul de muncă. Cu cât starea ta de spirit este mai pozitivă, cu atât este mai ușor să te concentrezi asupra sarcinilor pe care trebuie să le îndeplinești și să le duci la bun sfârșit la timp.

22. Comunică altora treburile tale

Simplul fapt de a spune altcuiva despre o sarcină te va face mai probabil să o îndeplinești. Odată ce a fost făcută publică, un amestec de mândrie, rușine și simț al responsabilității te va menține pe drumul cel bun pentru a îndeplini sarcinile tale și pentru a deveni mai productiv.

23. Recompensează-te

În timp ce este important să rămâi concentrat și să continui să muncești, este la fel de important să nu uiți să îți acorzi momente de recunoaștere pentru munca depusă. Poți chiar să te și recompensezi, cumpărând ceva sau făcând o activitate care îți oferă bucurie sau relaxare. Recunoașterea roadelor muncii tale te va menține motivat și productiv.

24. Fii mereu la timp

Potrivit unui studiu recent, o întâlnire care începe cu cinci minute întârziere va fi cu opt procente mai puțin productivă. De aceea, încearcă mereu să fii la timp, indiferent că este vorba despre o întâlnire la locul de muncă, finalizarea unei sarcini sau începerea acesteia.

25. Procrastinare productivă

Cu toții ajungem la un moment dat în punctul în care procrastinăm , însă acest proces al procrastinării se poate realiza într-un mod mai eficient. În timpul în care amâni realizarea sarcinilor de muncă încearcă să te ocupi de alte sarcini care nu au legătură cu munca, precum plătirea facturilor, cititul, etc. În acest mod, nu te vei mai simți vinovat și vei face ceva eficient cu timpul tău.

26. Ține cont de orele în care ești cel mai productiv

Marea majoritate a oamenilor sunt cei mai activi și productivi între orele 9:00-11:00, la câteva ore după ce s-au trezit. Încearcă să afli care sunt orele tale cele mai productive și ocupă-te de sarcinile mai complexe în acel interval orar.

27. Fii realist

Perfecționismul este dușmanul productivității. De aceea, încearcă mereu să ții cont de puterile tale și nu îți crea așteptări irealizabile din partea ta. Încearcă să fii realist și să nu te suprasoliciți.

28. Începe

Dacă stai degeaba și aștepți să se întâmple ceva măreț nu ești pe drumul cel bun. Începutul unei sarcini poate fi de cele mai multe ori cea mai grea parte, însă nu te descuraja. Nu te gândi la ce ar putea merge prost și fii pozitiv. Cu atitudinea potrivită poți reuși să faci orice îți propui.

29. Alege un job care îți place cu adevărat

Ești mai fericit, mai productiv și mai eficient atunci când faci ceva ce-ți place. De aceea, este important să îți alegi un loc de muncă pe placul tău și care să te împlinească.

30. Rămâi în prezent

Încearcă mereu să rămâi concentrat și ancorat în momentul prezent. Lasă deoparte grijile viitorului și regretele trecutului. Concentrarea pe momentul prezent îți va spori atenția și productivitatea și va reduce anxietatea, ducând la rezultate mai satisfăcătoare în ceea ce privește sarcinile de lucru.

31. Vizualizează succesul

Imaginația este un instrument extrem de puternic. Folosește-l în scopul tău pentru a fi mai productiv. O viziune clară asupra unui rezultat final satisfăcător te va motiva, te va ajuta să duci sarcinile la bun sfârșit și te va ajuta să fii mai productiv.

32. Fă din munca ta ceva interesant și distractiv

Motivația numărul unu pentru orice activitate pe care o facem este întotdeauna distracția. Așa că, încearcă să inserezi distracția și la locul de muncă prin vizualizarea sarcinilor tale într-un mod distractiv sau crearea de joculețe sau concursuri cu colegii tăi.